Vous avez mis en place un PIM, et c’est une très bonne chose. Mais après ?
❓ Comment vous l’utilisez ?
❓ Comment vous le faites communiquer avec le reste de vos logiciels ?
❓ Comment vous l’alimentez ?
En effet, un PIM seul a une utilité très limitée. Pour qu’il soit pleinement opérationnel, il doit interagir avec d’autres logiciels, diffuser et enrichir ses données.
Bref, il faut l’intégrer correctement à votre système d’information (SI).
Comment faire ?
Quelles questions se poser ?
Et à quel moment ?
Eh bien ! Que d’enthousiasme et de questions ! 😃
Nous vous apportons des éléments de réponse et tentons de démystifier ce sujet parfois perçu comme complexe.
Qu’est-ce qu’un SI ?
Avant toute chose, un petit rappel sur ce qu’on appelle un SI.
SI est l’abréviation de Système d’Information.
OK... et ? Qu’est-ce qu’un système d’information ?
Un SI regroupe plusieurs éléments (liste non exhaustive) :
- Le matériel informatique : serveurs, ordinateurs, etc.
- Les logiciels : ERP, CRM, outils collaboratifs, etc.
- Les données : produits, clients, finances, etc.
- Les réseaux : internes ou externes.
- ...
Et bien sûr, les humains qui font tourner tout ça 🙏 (de nouveau, liste non exhaustive) :
- Les développeurs
- Les techniciens réseaux
- Les data analystes
- Et probablement vous aussi, utilisateur des outils mentionnés plus haut.
Quels logiciels composent un SI ?
Les logiciels qui constituent un SI peuvent être nombreux et variés (oui, encore une liste non exhaustive 😁) :
- ERP (gestion globale)
- CRM (relation client)
- PLM (cycle de vie produit)
- Logiciel de comptabilité
- Outils RH
- Outils de business intelligence
- Sites web
- ...
Mais tous n’ont pas les mêmes fonctions, ne gèrent pas les mêmes données, et ne sont pas utilisés par les mêmes personnes.
Alors, quels sont ceux à connecter à votre PIM ?
Quels logiciels connecter à son PIM ?
Petit rappel : votre PIM gère les données relatives à vos produits, et uniquement des données dites “froides”, c’est à dire des données qui ne sont pas, ou très peu amenées à changer durant le cycle de vie de votre produit.
Il est donc pertinent de le connecter :
- aux différents logiciels contenants des informations pouvant enrichir vos produits,
- aux outils servant à diffuser ou utiliser ces données produit.
Il n’est pas toujours simple de déterminer quels logiciels connecter, car cela dépend largement des besoins et de l’organisation de chaque entreprise.
Cependant, certains logiciels se retrouvent presque systématiquement lors de l’intégration d’un PIM, quelle que soit la taille de l’entreprise :
- ERP : pour centraliser les informations stratégiques
- Site web/marketplace : pour diffuser vos produits
- Logiciels de PAO (Publication Assistée par Ordinateur) : pour créer des supports comme les catalogues
- DAM : pour gérer les médias liés à vos produits
Question : Et donc je crée un flux automatisé entre l’un de ces logiciels et mon PIM, et c’est tout ?
Réponse : Eh bien presque, mais pas tout à fait !
Les flux : la clé pour faire circuler vos données !
Question : Un flux de données c’est quoi ?
Réponse : Eh bien c’est le fait de déplacer de la donnée d’un point A vers un point B. Mais pas seulement. Vous pouvez aussi :
- appliquer des traitements sur vos données durant le transfert pour la formater,
- contrôler la justesse de vos données,
- enrichir automatiquement vos données (par exemple, en traduisant des informations, en convertissant des unités de mesures, etc.)
Ainsi, votre PIM peut recevoir une partie des données produits depuis votre ERP. Ensuite, vos équipes métiers complètent ces informations directement dans le PIM. Une fois que vos données sont suffisamment complètes, vous activez un flux sortant depuis le PIM.
Car oui, l’objectif est de vendre vos produits : vous envoyez alors les données enrichies vers votre site internet ou vos marketplaces.
Quel format de données utiliser pour les flux ?
Tous les PIM acceptent les fichiers plats comme CSV ou Excel, aussi bien pour les flux entrants que sortants. Certains gèrent aussi le JSON ou le XML.
Choisissez un format compatible avec vos outils pour simplifier les choses.
Quand dois-je déclencher ces flux ?
Lorsqu’il s’agit de données « froides » stockées dans votre PIM, il n’est généralement pas nécessaire d’avoir des mises à jour en temps réel. Dans la plupart des cas, un flux unique quotidien suffit largement pour garantir la mise à jour des informations.
Quelques tips supplémentaires pour vos flux
➡️ Respectez l’ordre d’exécution : en fonction de votre modèle de données, certaines ressources devront impérativement être créées avant d’autres.
➡️ Surveillez leur bonne exécution : un effet de bord peut apparaitre à n’importe quel moment. Soyez sûr d’être averti(e) en cas de pépin afin d’être réactif.
Les utilisateurs
Côté technique, logiciel, flux, tout semble prêt. Mais comme on l’a vu plus haut, le SI ce sont aussi les utilisateurs 👨🦰👩. Et alors, comment intégrer votre PIM auprès de ces derniers ?
Votre PIM peut être parfaitement intégré à votre SI sur le plan technique, avec des flux bien conçus et des données accessibles. Pourtant, vous constatez que la solution ne s’intègre pas correctement au quotidien des personnes censés l’utiliser.
Pourquoi ?
Plusieurs causes peuvent expliquer un problème d’adhésion de la part de vos équipes.
Manque de formation
Ne sous estimez pas l’importance de la formation de vos collaborateurs à ce nouvel outil : c’est un facteur crucial dans l’adoption de ce dernier.
💡 Organisez des sessions de formations adaptées aux besoins et aux cas concrets auxquels sont confrontés vos équipes,
💡 Mettez en avant la simplicité d’utilisation du logiciel et les gains de temps qu’il apporte.
Processus d'enrichissement trop complexes ou mal définis
L’outil doit simplifier le travail des collaborateurs. Or, si vous mettez en place de mauvais workflows, ou si vous assignez les mauvaises tâches aux mauvaises personnes, cela risque de rebuter les utilisateurs.
L’adhésion des équipes est essentielle pour une intégration réussie au sein de votre SI. Ne négligez pas ce point en vous focussant uniquement sur l’aspect technique.
En tous cas, bravo ! Vous avez correctement intégré votre solution PIM dans votre écosystème informatique et vos équipes sont totalement conquises.
Alors, tout est parfait, non ?
Presque.
Il reste une dernière étape, trop souvent oubliée et ce sera bon : la documentation 👌 .
La doc ? Pour quoi faire ?
On a tendance à la négliger, et pourtant, la documentation de vos flux et processus liés à votre PIM est aussi essentielle que tout ce que nous avons abordé jusqu’ici.
En effet, vous avez peut-être supervisé la mise en place de la solution, mais qu’en est-il de vos collègues, actuels ou futurs ?
Êtes-vous certain(e) de pouvoir vous souvenir de tous les détails de ce qui a été mis en place, même des mois ou des années plus tard, tout en gérant vos autres missions quotidiennes ?
Voici quelques questions typiques qui finiront par surgir :
- Pourquoi j’ai ce flux ?
- Où dois-je modifier les paramètres d’import ou d’export ?
- Pourquoi j’ai 3 fichiers dans ce processus ?
- Pourquoi je n’ai pas exactement les mêmes données sur mon PIM que dans mon ERP ?
Ces interrogations, vous y serez confronté(e) tôt ou tard, ou bien ce seront vos collègues qui vous les poseront.
Une documentation claire, à jour et exhaustive est la clé pour éviter des pertes de temps inutiles. Assurez-vous également qu’elle soit accessible à tous vos collaborateurs afin qu’ils puissent la consulter et l’enrichir.
Interconnecter son PIM et son SI seul(e) ?
Bien sûr, on peut toujours tout faire soi-même, mais :
- Avez-vous les connaissances suffisantes ?
- Maîtrisez-vous les aspects techniques et les bonnes pratiques, aussi bien au niveau du PIM que de votre infrastructure ?
- Avez-vous le temps de vous former ou de former vos équipes ?
Faire appel à un intégrateur peut faire toute la différence à cette étape cruciale. Ce professionnel saura :
✅ vous conseiller et mettre en place les meilleures solutions
✅ configurer des flux optimisés pour une gestion et une diffusion fluides de vos données
✅ accélérer la mise en place pour que vous profitiez rapidement de toutes les fonctionnalités de votre PIM.
Ne sous-estimez pas l’importance de cette étape : confier la connexion de votre PIM à votre SI à une agence PIM, c’est vous donner toutes les chances de réussir.
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